Psychisch bedingte Fehlzeiten reduzieren: Was ein Ausfall kostet und welche BGM-Maßnahmen helfen

Das Wichtigste in Kürze

• Psychische Erkrankungen verursachten 2025 laut DAK-Psychreport 366 Fehltage je 100 Versicherte, eine Krankschreibung dauerte im Schnitt 34,2 Tage.
• Sieben Prozent der Beschäftigten waren 2025 mindestens einmal psychisch bedingt krankgeschrieben.
• Rechnerisch verursacht ein psychisch bedingter Ausfall rund 5.200 Euro Produktionsausfall.
• Den stärksten präventiven Hebel haben Führungskräfte, die Warnsignale früh erkennen und ansprechen.

Psychisch bedingte Fehlzeiten sind für Unternehmen besonders teuer, weil sie lange dauern. Wer wegen einer psychischen Erkrankung krankgeschrieben wird, fehlt laut DAK-Psychreport 2026 im Schnitt 34,2 Tage, im Vorjahr waren es noch 32,9 Tage. Für kleine und mittlere Unternehmen entsteht so eine Lücke in der Personaldecke, die sich kaum puffern lässt. Gleichzeitig entsteht psychische Belastung zu einem erheblichen Teil durch Arbeitsbedingungen und lässt sich deshalb mit gezielten BGM-Maßnahmen beeinflussen.

Wie verbreitet sind psychisch bedingte Fehlzeiten?

Psychische Erkrankungen lagen 2025 laut DAK-Psychreport auf Platz zwei der Erkrankungsgruppen mit den meisten Fehltagen und machten 18,7 Prozent aller Fehltage aus. Auf 100 Versicherte kamen 366 Fehltage, nach 342 im Vorjahr. Sieben Prozent der Beschäftigten hatten mindestens eine psychisch bedingte Krankschreibung.

Den größten Anteil haben Depressionen mit rund 202 Fehltagen je 100 Versicherte, gefolgt von Reaktionen auf schwere Belastungen und Anpassungsstörungen. Frauen sind deutlich stärker betroffen als Männer, mit 456 gegenüber 288 Fehltagen je 100 Versicherte. Besonders hoch liegen die Werte im Gesundheitswesen und in der öffentlichen Verwaltung. Welche Rolle die Arbeitsbedingungen dabei spielen, zeigt unser Beitrag zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz.

Was kostet ein psychisch bedingter Ausfall?

Viele Unternehmen unterschätzen die Kosten, weil sie nur die Lohnfortzahlung im Blick haben. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beziffert die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Krankschreibungen für 2024 auf 134 Milliarden Euro bei 881,5 Millionen Arbeitsunfähigkeitstagen. Auf psychische und Verhaltensstörungen entfielen laut BAuA 22,5 Milliarden Euro Produktionsausfall (Pharmazeutische Zeitung).

Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten

Aus den BAuA-Werten ergibt sich ein durchschnittlicher Produktionsausfall von rund 152 Euro pro Krankheitstag. Mit den aktuellen Daten des DAK-Psychreports lässt sich das eigene Risiko grob abschätzen.

Das Beispiel ist eine vereinfachte Schätzung mit Durchschnittswerten. Lohnfortzahlung, Vertretung und Mehraufwand im Team kommen noch hinzu. Wer genauer rechnen will, setzt statt des Durchschnittswerts die eigenen Personalkosten pro Arbeitstag ein.

Präsentismus als versteckter Kostenfaktor

Zu den sichtbaren Fehltagen kommt Präsentismus. Beschäftigte, die trotz psychischer Belastung arbeiten, sind konzentrierter auf das Durchhalten als auf die Arbeit und machen häufiger Fehler. Diese Kosten tauchen in keiner Krankenstandsstatistik auf. Warum Beschäftigte trotz Krankheit zur Arbeit kommen und was Arbeitgeber tun können, erklärt unser Artikel zu Präsentismus.

Warum psychisch bedingte Ausfälle schwer zu kompensieren sind

Bei einer körperlichen Erkrankung ist die Vertretung oft planbar. Bei psychischen Erkrankungen fallen häufig Menschen mit spezifischem Wissen, langjährigen Kundenbeziehungen oder Führungsverantwortung aus, und ihre Aufgaben lassen sich nicht kurzfristig umverteilen. Dazu kommt die Unsicherheit über die Rückkehr, weil sich die Dauer schwer vorhersagen lässt.

Bei längeren Ausfällen greift außerdem eine gesetzliche Pflicht. Sind Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, müssen Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Bei einer durchschnittlichen Falldauer von 34 Tagen ist diese Grenze schnell erreicht, etwa bei einem zweiten Ausfall im selben Jahr. Das bindet Kapazitäten in HR und Führung.

Welche BGM-Maßnahmen psychisch bedingte Fehlzeiten senken

Nicht jede Maßnahme hat denselben Hebel. Entscheidend ist, ob sie früh genug ansetzt, die richtige Zielgruppe erreicht und sich in den Arbeitsalltag einfügt.

Führungskräftetraining zur Früherkennung

Führungskräfte haben täglich Kontakt zum Team und bemerken Veränderungen oft als Erste. Wer Warnsignale wie sozialen Rückzug, häufige kurze Fehlzeiten oder nachlassende Arbeitsqualität kennt, kann das Gespräch suchen, bevor aus Erschöpfung eine Erkrankung wird. Wie ein wertschätzendes Fürsorgegespräch abläuft, zeigt unser Beitrag Burnout erkennen. Passende Angebote findest du auf unserer Seite für Führungskräfte.

Workshops zu Stressbewältigung und Resilienz

Workshops auf Ebene der Beschäftigten vermitteln konkrete Strategien für den Umgang mit Belastung und helfen, eigene Erschöpfungssignale früh wahrzunehmen. Sie wirken am besten, wenn sie Teil einer Reihe sind und nicht als einmalige Aktion stattfinden.

Regelmäßige Entspannungsformate

Kurze, angeleitete Formate wie die Entspannte Pause wirken über Kontinuität. Zehn bis zwanzig Minuten pro Woche helfen, Anspannung abzubauen und die Erholungsfähigkeit im Arbeitsalltag zu stärken.

Impulsvorträge und Gesundheitstage

Ein Impulsvortrag zu mentaler Gesundheit ist der niedrigschwelligste Einstieg. Er schafft eine gemeinsame Sprache im Team und macht es leichter, über Belastung zu sprechen. Als Online Keynote erreicht er auch verteilte Teams. Ein Gesundheitstag mit Mental-Health-Schwerpunkt macht das Thema im ganzen Unternehmen sichtbar und öffnet Teams für weitere Angebote.

Psychische Gefährdungsbeurteilung als Grundlage

Die psychische Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz ist Pflicht und zeigt, wo im Unternehmen die größten Belastungen liegen. Sie ist die beste Grundlage, um Maßnahmen gezielt auszuwählen. Wie sie wirksam umgesetzt wird, beschreibt unser Artikel zur psychischen Gefährdungsbeurteilung.

Wie die Förderung der Krankenkassen den Business Case verbessert

Ein häufiges Gegenargument ist das Budget. Gesetzliche Krankenkassen können Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung nach § 20b SGB V unterstützen, etwa Workshops, Gesundheitstage oder regelmäßige Formate wie die Entspannte Pause, wenn sie den Kriterien des GKV-Leitfadens Prävention entsprechen. Zusätzlich bezuschussen Kassen zertifizierte Stressbewältigungskurse für einzelne Versicherte nach § 20 SGB V. Wie hoch der Zuschuss ausfällt, hängt von Kasse, Maßnahme und Konzept ab. Alle Förderwege im Überblick findest du in unserem Artikel zur BGM-Förderung.

Für die Argumentation gegenüber Geschäftsführung oder Controlling hilft eine einfache Gegenüberstellung. Auf der einen Seite stehen die Kosten einer Maßnahme nach Abzug der Förderung, auf der anderen Seite die Kosten eines einzigen psychisch bedingten Ausfalls von rund 5.200 Euro Produktionsausfall plus Lohnfortzahlung und Vertretung. Schon wenn eine Maßnahme einen Ausfall verhindert oder verkürzt, ist sie in vielen Fällen wirtschaftlich. Wie ein strukturierter Einstieg in 90 Tagen aussieht, zeigt unser Leitfaden zur mentalen Gesundheit am Arbeitsplatz.

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Fazit: Prävention ist günstiger als ein langer Ausfall

Psychisch bedingte Fehlzeiten steigen weiter, dauern im Schnitt 34 Tage und lassen sich schwer kompensieren. Ein einziger Ausfall verursacht rechnerisch rund 5.200 Euro Produktionsausfall, hinzu kommen Lohnfortzahlung, Vertretung und gegebenenfalls ein BEM-Verfahren. Unternehmen, die Führungskräfte für Warnsignale sensibilisieren, Stressprävention anbieten und regelmäßige Entspannungsformate etablieren, setzen an, bevor aus Belastung eine Erkrankung wird. Mit der Förderung der Krankenkassen ist dieser Einstieg für Unternehmen jeder Größe wirtschaftlich darstellbar.

Häufige Fragen zu psychisch bedingten Fehlzeiten

Wie lange dauert eine psychisch bedingte Krankschreibung im Schnitt?

Laut DAK-Psychreport 2026 dauerte eine psychisch bedingte Krankschreibung 2025 im Schnitt 34,2 Tage, im Jahr davor waren es 32,9 Tage. Damit gehören psychische Erkrankungen zu den Diagnosen mit den längsten Ausfallzeiten. Am häufigsten sind Depressionen, gefolgt von Reaktionen auf schwere Belastungen.

Was kostet ein psychisch bedingter Ausfall ein Unternehmen?

Aus den BAuA-Werten für 2024 ergibt sich ein durchschnittlicher Produktionsausfall von rund 152 Euro pro Krankheitstag. Bei 34,2 Tagen Falldauer sind das rund 5.200 Euro pro Fall. Lohnfortzahlung, Vertretung und Mehraufwand im Team kommen noch hinzu.

Welche BGM-Maßnahmen senken psychisch bedingte Fehlzeiten am stärksten?

Den stärksten präventiven Hebel haben Führungskräftetrainings zur Früherkennung, weil sie ansetzen, bevor eine Erkrankung entsteht. Ergänzend wirken Workshops zu Stressbewältigung und Resilienz sowie regelmäßige Formate wie die Entspannte Pause. Einmalige Aktionen ohne Fortsetzung haben deutlich weniger Wirkung.

Wie berechne ich den Nutzen einer BGM-Maßnahme?

Multipliziere die erwartete Zahl vermiedener Ausfalltage mit den Kosten pro Ausfalltag, etwa 152 Euro Produktionsausfall oder besser den eigenen Personalkosten pro Tag. Ziehe davon die Kosten der Maßnahme nach Förderung ab. Ist das Ergebnis positiv, rechnet sich die Maßnahme.

Werden Maßnahmen gegen psychische Belastung von Krankenkassen gefördert?

Ja, Krankenkassen können Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung nach § 20b SGB V unterstützen, etwa Workshops oder Gesundheitstage. Zusätzlich bezuschussen sie zertifizierte Stresskurse für einzelne Versicherte nach § 20 SGB V. Die Höhe hängt von Kasse, Maßnahme und Konzept ab.

Ab wann müssen Arbeitgeber ein BEM anbieten?

Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement müssen Arbeitgeber anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind, ob am Stück oder wiederholt. Bei psychischen Erkrankungen mit durchschnittlich 34 Tagen Falldauer wird diese Grenze oft schnell erreicht. Die Teilnahme ist für Beschäftigte freiwillig.